Eigentlich gibt es doch schon genügend Methoden in der Kommunikation, werden Sie vielleicht sagen. Was macht also dieses eine Prinzip so besonders und interessant, das eine Ex-McKinsey Beraterin schon in den 80er Jahren erfunden hat?
Die Antwort ist einfach: Die pyramidale Herangehensweise stellt die Kommunikation generell vom Kopf auf die Füße. Das heißt konkret:
- Keine Detailschlachten und falsche Flughöhen mehr. Stattdessen präzise, empfängerorientierte Abstimmungsdokumente, die zu besseren Entscheidungen führen.
- Keine ablenkenden Diskussionen mit zu vielen Stakeholdern mehr. Stattdessen pyramidal ausgerichtete Meetings, die verbindliche Ergebnisse in kürzerer Zeit liefern.
- Keine überfüllten Posteingänge und ins Leere laufenden Anfragen mehr. Stattdessen effiziente E-Mail-Kommunikation, die den Arbeitsalltag erleichtert. Für alle.
Schauen wir uns die drei Punkte im Detail an.
1. Bessere Entscheidungen durch präzise, empfängerorientierte Abstimmungsdokumente
Um in unserer fachlich und sozial immer komplexeren Welt gute Entscheidungen treffen zu können, brauchen Führungskräfte starke Entscheidungsvorlagen: Darin müssen zum einen klar abgegrenzte Alternativen hoch aggregiert zusammengefasst werden, zum anderen müssen sie auch ein tiefergehendes Verständnis der Ausgangslage, der Zielsetzung und der einzelnen Optionen ermöglichen.
Fachleute, die diese Dokumente zusammenstellen, kennen die Problematik, die sich aus diesem Spannungsfeld ergibt: Sie möchten möglichst gut erklären, dürfen sich aber nicht in Details verlieren. Aus Sicht der Entscheidenden ist es zudem oft schwer zu vermitteln, welche Fragen in der Vorlage beantwortet werden müssen, damit sich die Entscheidung auch strategisch gut einordnen lässt. So wird dann im Termin oft aneinander vorbeigeredet, beide Seiten fühlen sich nicht verstanden, die Entscheidung wird vertagt oder aus Dringlichkeitsgründen durchgepresst – aber mit ungutem Bauchgefühl.
Im Klartext heißt das: Die mit viel Mühe erstellten Vorlagen haben ihren eigentlichen Zweck verfehlt und damit wertvolle Ressourcen und auch Motivation verschwendet.
Perspektivwechsel im Vorfeld, klare Storyline bei der Ausarbeitung
Das Prinzip der Pyramidalen Kommunikation lotst die Beteiligten dagegen durch einen sinnvollen, effizienten Prozess: Schon in der Auftragsklärung entsteht nämlich ein gemeinsames Bild vom Scope der Entscheidung, der strategischen Einordnung und der zu beteiligenden Stakeholdern.
Die Fachleute nehmen immer wieder die Perspektive der Entscheidenden ein: Was ist deren dringlichste Frage? Welche Vorbehalte müssen berücksichtigt werden? Erwarten die Entscheidenden eine klare Empfehlung oder nur eine neutrale Darstellung von Alternativen?
Die Analysen werden hochaggregiert in eine kompakte und dennoch umfassende Darstellung gebracht. Es entsteht eine Entscheidungsvorlage mit klarer Storyline, dank der Diskussionen und Entscheidungen auf den Punkt möglich sind. Jeder Satz ist aussagekräftig, jede Liste ist bewertet und zusammengefasst, jede Darstellung ist funktionell, nichts ist redundant.
2. Meetings, die verbindliche Ergebnisse in kürzerer Zeit liefern
Multitasking, Unterbrechungen, Push-Nachrichten: Noch nie gab es so viele Ablenkungen, die uns noch dazu häufig so verlockend begegnen. Im Live-Kontakt, egal ob vor Ort oder online, ist es deshalb immer entscheidender, die Aufmerksamkeit des Gegenübers zu gewinnen und zu halten.
Bei nachweislich immer geringer werdenden Aufmerksamkeitsspannen kommt es deshalb stark darauf an, dem Gegenüber möglichst genau das zu liefern, was es gerade braucht. Und genau hier kommt wieder die Pyramidale Kommunikation als Framework ins Spiel. In Meetings sorgt sie nämlich dafür, dass
- nur relevante Teilnehmer*innen eingeladen werden, deren Rolle auch für alle klar ist und die auch aktives Interesse am Thema haben;
- eine psychologische Brücke gebaut wird, indem man die Pain Points anderer versteht und anspricht (Aufmerksamkeit gewinnen);
- ein klarer roter Faden für alle erkennbar ist, und alle Beteiligten auf den Punkt kommen.
3. Effiziente E-Mail-Kommunikation für Alle
Erinnert Sie E-Mail-Kommunikation auch manchmal ein wenig an das alte Tetris-Spiel? Immer schneller trudeln neue Nachrichten in den Posteingang, während die Bearbeitung der bestehenden Nachrichten noch gar nicht abgeschlossen ist – auch weil sich das oft sehr umständlich gestaltet: Um überhaupt zu erkennen, was die Absender von mir wollen, ob es dringend ist und ob für mich Handlungsbedarf besteht, muss ich meist die E-Mail öffnen und den kompletten Text scannen, wo die für mich entscheidenden Informationen versteckt sind. Das dauert – gerade bei vielen Mails, die im Anschluss ja auch noch bearbeitet und beantwortet werden müssen.
Glaubt man dem Nobelpreisträger Daniel Kahnemann, ist dieses schnelle Rein- und Rausfokussieren, wie wir es beim Bearbeiten von E-Mails beobachten, ziemlich anstrengend und ermüdend. Und mal ganz ehrlich: Wenn Sie Ihre eigenen Mails daraufhin prüfen, wie schnell die Lesenden erkennen können, was wann zu tun wäre, erkennen Sie da nicht selbst auch Potenzial?
Selbsttest: Wie klar sind Ihre eigenen E-Mails?
Das bringt uns direkt zum versprochenen kleinen Selbsttest. Bitte öffnen Sie eine etwas anspruchsvollere E-Mail, die Sie kürzlich geschrieben haben:
- Check 1:
Steht die Handlungsaufforderung im Betreff der Mail? Kann man daraufhin entscheiden, ob und wann die Mail geöffnet werden muss oder welche Fristen es zu beachten gibt? - Check 2:
Kommt die Kernbotschaft (Handlungsaufforderung, Wunsch, etc.) innerhalb der ersten zwei Zeilen und ist sie so hervorgehoben, dass sie auch beim Überfliegen ins Auge springt? - Check 3:
Ist der Textkörper gut strukturiert und schnell erfassbar, z.B. mit Hilfe von Bullet Points und Fettschrift? - Check 4:
Gibt es unnötige Details (außer den Grußformeln oder einem freundlichen Einstieg)?
Bewaffnet mit dieser Checkliste werden Ihre E-Mails künftig garantiert schneller und sicherer beim Gegenüber ankommen. Unsere Kursteilnehmenden berichten regelmäßig, dass Antworten auf diese Art von E-Mails deutlich früher und präziser erfolgen.
Wenn Sie das neugierig gemacht hat und Sie denken, dass die pyramidale Methode auch Ihnen weiterhelfen könnte, dann werfen Sie gerne einen Blick auf unsere Angebote. Als Gründerin von Angloher Consulting gehört die Pyramidale Kommunikation zu meinen Steckenpferden und ich darf mich zu den führenden Expert*innen im deutschsprachigen Raum zählen.
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Bildnachweise:
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